时间管理(time managemnt)

定义

是指个人有效运用和管理时间，避免不当的浪费时间，用以提升个人工作效率和追求美满与幸福人生为目标。时间是人类最珍贵的资源，「一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴」其意无非是鼓励人民珍惜和善用时间，以提高时间的价值，进而充实自己生命的内涵。时间善用与否，与个人生命的充实和目标的达成具有密切关系。时间管理与个人生活品质和工作压力息息相关，不当的时间管理，常常造成个人生活作息的错乱及工作压力递增，工作压力无法有效纾解，将导致个人生活品质低劣。有效的时间管理，应该是减缓工作压力和增进生活品质的良剂。不管事学生、教师或是行政人员都需要时间管理。为了提供人员能够进行有效的时间管理，很多学者致力于时间管理研究。当代时间管理大师科维(S. R. Covey)曾提出时间管理发展至今已进入第四代，第一代时间管理的主要目的在于提醒人民减少遗忘，管理工具为备忘录和查核表；第二代时间管理重点在于时间的规划与筹备，管理工具是行事历和工作清单；第三代时间管理除了规划外，更进一步做到排定优先次序及时间控制，管理工具主要为规划书，将相关讯息都登录于规划书中，列成进度表，每天进行规划，也做成大事纪以提醒自己；第四代时间管理重点在于设定目标和订定优先顺序，并为结果负起责任，时间处理的原则应该依其迫切性(是否紧急)和重要性(是否价值)而定，以做适切的时间安排。时间管理的探究最重要在于实践层次，不管是学生、教师或行政人员，都要做好时间管理，下列的作为是必要的：1.做好时间准备：做好时间准备，一则可以让自己心里较舒缓，二则可先请教他人，以免事到临头浪费宝贵时间。2.利用备忘录：将一些重要且容易遗忘的事情记录下来，以提醒自己何时做何事。3.使用日历记事本：将每天、每周、每月支工作活动列于记事本中，以利规划和查核用。4.适当规画时间：依工作、学习、休闲和运动之优先顺序妥为规划，以利时间安排和利用。5.善用零碎时间：每个人每天都有一些零碎时间，加以适当安排与规划，可发挥意想不到的效果。6.减少外在干扰：不速之客或电话太多，常是干扰时间有效管理的因素之一，减少不速之客知道可起身站着与其交谈，电话驵好长话短说，不要闲聊。学校行政人员(尤其是校长)充分授权工作和简化，也是有效的时间管理方法之一。

中英文关键字

中文关键字：时间管理英文关键字：time managemnt

参考书目:

注1：吴清山、林天佑 (2005)，教育新辞书，p.68-69， 高等教育。

• 　　「时间管理」是指有效利用时间的一些原理原则或技术。教育行政人员如能善用这些原理原则或技术，将可在较短的时间内，做出较多的事，而且做得更有效果。
  　　现代人生活忙碌，能否善用时间，往往是一个人一生成就的关键。就教育行政人员而言，更要做好时间管理的工作。这是因为教育行政人员肩负领导教学、服务教学的责任，如果他们能够做好时间管理，必能忙中取静、行事有条不紊，进而提高办学绩效，达成教育目标。
  　　由于时间管理的重要性，也由于这一方面研究结果的日益增多，时间管理已经成为教育行政的一个重要研究领域。兹综合归纳研究结果，提出下列十五个时间管理的原则：
  　　1.整理好办公桌：必须经常整理报纸、杂志、书籍、留言单、自黏便条、公文以及其他各式各样的纸张文件。该丢则丢；该转送他人则转送他人；该归档则归档。否则坐在办公桌上，每天对着成堆的书籍和文件，不是无法立即找到所需要的资料，就是不容易分辨各项事务的轻重缓急，以至犹豫不决，在琐事上浪费了宝贵的时光和精力。
  　　2.活用档案：档案可以协助建立系统化的资讯，帮助分类、整理、吸收与运用大批的书籍和资料，对时间管理有很大的助益。因此，我们不仅在工作上要使用档案管理，更要在私人生活上借重档案的功能。例如证件、收据、信函、名片、剪报、读书笔记等均应分类归档，以减少日后检索的时间。
  　　3.善用大事表和日历：「大事表」可以纪录所有未完成工作与进行中计划的清单。「日历」则可以纪录每日会议和约会时间、重点工作、书信电话联络对象以及零星待办事宜等。不论是大事表和日历都可以提醒我们及时完成工作任务，不致错漏任何一件事。当然为了区别经办事务的重要性，我们可以使用不同的符号或色笔加以注明。其次在完成大事表中的一项工作时，不妨享受把它从表中画掉的乐趣。不要只在旁边打个「×」，拿一枝笔红，从头画到尾，当更有成就感。
  　　4.建立工作的优先顺序：每日应将待办工作列出优先处理的顺序，以便急其所急，缓其所缓。在各种待办工作当中，紧急事件应当最优先予以处理，但不可因优先处理紧急事件而延误了重要事件。其次，重要事件应优先于不重要事件。只有等到紧急事件和重要事件都依序处理完毕时，再按部就班处理不重要事件。
  　　5.集中处理琐事和例行公事：在教育行政工作上，通常琐事和例行公事会纷至沓来，在不知不觉之中，一天就已过去，结果重要的工作却仍丝毫未动。为了避免浪费光阴，教育行政人员可以在处理重要工作的空档中，拨出一段时间来集中处理这些琐事和例行公事。这样不但可以省时，而且又可以在一段时间内一次完成许多工作，何乐而不为呢？
  　　6.善用时间纪录表格：为确保教育行政人员的大部分时间运用于重要的工作，可借助下列两项表格：「使用时间纪录表」和「使用时间分析表」。使用时间纪录表，可用于详细纪录某一段时间（如一日或一周）内，行政人员所实际进行的每一项工作及其使用时间。使用时间分析表则可整理比较在某一项工作上，所计划使用时间和实际使用时间的差距。比较结果自然可以做为检讨改进的依据，务期使行政人员的有限时间，作最有效的运用。
  　　7.今日事，今日毕：既然定好了每日行事历，就应该如期完成，绝不做「拖拉机」。如果我们不能如期完成，则事情会愈积愈多，进而工作压力跟着加大，而生产力和创造力却跟着日渐枯竭。如此一来，被拖延的工作，很可能不是草率了事，就是永远无法完成。
  　　8.充分授权和分层负责：授权不但可以使行政人员减少工作负担，而且也可以培养部属的历练和工作能力，所以对组织十分有利，值得行政人员加以采行。行政人员不但应该避免独裁独断，而且应当切记「授权是扩大权力基础的良方」、「权力像滚雪球一样，会愈滚愈大」。
  　　9.掌握每日的高峰期：选择一天当中身心状况最佳、能力最强的时刻，来处理最具困难度和重要性的工作，是最符合善用时间的观念。对于少数人士而言，一天之中工作效率最高的时刻是在午后或黄昏；但是对于大多数的人而言，其每日的高峰期系在清晨或上午。高峰期在什么时候并不重要，重要的是必须先确实了解自己的高峰期，然后把一天之中最有价值的时刻，花在刀口上，必能事半功倍。
  　　10.减少开会的次数和长度：不必要、准备不周、冗长的会议，既浪费时间，又影响工作情绪，所以能免则免。在决定会议之前，应先行考虑能否以其他方式替代，例如非正式的谈话、函件和电话联系等。如果不行，也可以考虑由别人代替出席的可能性。再不行，则务必在开会之前，事先知悉开会的目的和议题，并做充分的准备。在开会时，议程宜简洁流畅并有明确的结果或决议。开会结束后，应确实执行决议并加以追踪考核。
  　　11.善用进餐时间：在进餐的同时，如果能与上司洽谈公务，与同事共同规划合作事项，与部属策励未来，或是与社会人士交际往来，都可发挥「一个时间，二个效果」的功用。现代工商社会所流行的 「早餐会报」、「商业午餐」、「晚餐会议」等，都是为节省时间所创造出来的产物。
  　　12.改变阅读方式：为吸取新知或处理相关业务，教育行政人员常需阅读成堆的报章杂志、期刊和学校内部报告。在收到这些资讯时，行政人员可先行迅速浏览一遍，然后圈选或剪下有待细读的资料。对于需要马上细读的资料，可以立即处理；对于不需要马上细读的资料，可以集中在下列时间一齐阅读：忙碌工作后的小憩时间、下班后在家休息时间、其他不便从事工作的时间，如旅行、通车、候机等。
  　　13.避免尖峰时刻：如果能够弹性上下班，不妨选择交通不拥挤的时候出门。虽然有时必须早起赶上班，但是却可以提早下班，避开上下班的交通尖峰期。同样的，用餐时间、购物时间、到银行办事时间等，皆应尽量避免尖峰时刻，以减少排队时间的浪费。
  　　14.外出洽公，保持密切联系：教育行政人员如果必须长时间外出洽公，为避免堆积公事，可以在出差时，利用快捷邮件、电话、传真机、电脑连线等，以处理例行事务或通知部属做必要的决定。
  　　15.养成思考习惯：教育行政人员在繁忙中很容易因迷失自己，而肇致忙虽忙，却忙得没有头绪、没有意义或没有价值。因此，行政人员最好每天留有一段时间，冷静检讨一天事务的利弊得失，并为明天的工作事项，做一个周延的思考和策画。所谓 「定、静、安、虑、得」，便是这个道理。